Program för videokonferens

Det finns ett antal program för videokonferens som kan användas för digitala cirklar. Många har använt Zoom under covid 19 perioden och är relativt vana. Ett annat program som är väldigt likt Zoom är Jitsi, som använder öppen källkod (gratis). Ett tredje alternativ är Messenger.  Det är viktigt att programmet kan dela skärm eftersom varje cirkelträff är tänkt att startas med en video. 

Zoom

Zoom finns i en gratisversion och i en betalversion. Skillnaden är att gratisversionen bara tillåter videosamtal som är 40 minuter långa medan i betalversionen kan du hålla videosamtal som är flera timmar. Både betalversionen och gratisversionen har en gräns på 100 deltagare. Zoom finns till alla plattformar som dator, mobil och padda. Den här handledningen utgår från en dator, då det ofta är enklare att jobba med en större skärm om man är värd (Host) och håller i ett digitalt möte med många deltagare. Du får bättre översikt över dina deltagare och det är enklare att dela skärm och dokument på en dator. För deltagare fungerar det ofta lika bra från en mobil eller en platta. Den som ska vara värd måste registrera ett konto på Zooms hemsida: https://zoom.us och ladda ner appen på sin dator, mobil eller padda. Värden kan sedan bjuda in andra deltagare till ett videomöte. De som blir inbjudna får en länk och det räcker att klicka på länken för att delta i mötet. Den som ska delta behöver alltså inte registrera ett konto på Zoom, men kommer att bli ombedda att installera appen om de inte redan har den på sin enhet. 

Hur skapar jag ett möte som värd? Det finns två sätt. Antingen klickar man på ikonen New Meeting och startar direkt ett videomöte och skickar sedan ut en inbjudan till andra som ska delta, eller, vilket är enklare så schemalägger man ett möte genom att klicka på Schedule. Normalt skapar man en länk i New Meeting, som kopieras och sänds till alla deltagare, och används under alla cirkelträffar. Om inte du som cirkelledare (eller någon i gruppen) har en betalversion så blir ni nedkopplade efter 40 minuter och får koppla upp er igen. 

Vad händer när jag startar ett möte? Du kommer att få en fråga om du vill ansluta med ljud och sedan om du vill ha kameran påslagen. Både ljud och kamera kan du sätta på och stänga av under mötet genom att klicka på ikonen för ljud eller kamera under mötets gång. Hur släpper jag in mina deltagare till mötet? Dina deltagare hamnar i ett mötesrum innan du väljer att släppa in dem. Det går att välja att de direkt kan anslutna till ett möte, men det rekommenderas inte, då risken för objudna gäster är stor (se längre ner under Säkerhet). Om du klickar på ikonen Participants så ser man en lista på vilka som redan är anslutna och vilka som väntar på att bli godkända. Godkänn de som väntar på att komma in till mötet.

Hur hjälper jag mina deltagare att komma igång? Ibland kan deltagare ha problem att sätta på sin kamera, då kan du som värd klicka på Ask to Start Video då får deltagaren upp en förfrågan på sin enhet att sätta på sin kamera. Du kan också ta bort deltagare om någon obehörig kommer in i samtalet. Det underlättar om deltagarna har angett sitt namn när de kommer in på mötet, så man vet vem som är vem. Som värd kan du döpa om, Rename, och ge deltagarna ett korrekt namn. Deltagarna kan själv också byta namn genom att klicka på sitt namn eller bild. Om en deltagare inte får igång vare sig video eller ljud, då kan du prova med Chatten och skicka ett meddelande för att försöka hjälpa hen. På datorn kan du välja olika vyer hur du ser deltagarna. Ikonen finns uppe till höger på skärmen. Beroende på om du bara vill se den som pratar (Speaker View) eller om du vill se alla deltagare (Gallery View). På mobilen växlar man vy genom att svajpa åt sidan. I Gallery View på mobilen kan man bara se fyra deltagare i taget, därför är det bättre att använda en dator om du är värd för ett möte, för då kan du se alla på samma skärm. 

Hur chattar jag med deltagarna?  Zoom har en chatt-funktion. Du kan antingen skicka ett meddelande till en viss person eller till alla i mötet. I Chatten kan du också dela dokument som du vill att de andra deltagarna ska kunna öppna och läsa. Du kan också spara Chatten som en text-fil på din dator om det har varit en diskussion som du vill bevara. Hur delar jag min skärm? När du ska dela en video kan du använda funktionen Share Screen. När du klickar på den får du upp ett fönster där du kan välja om du vill dela hela din skärm eller om du bara vill dela ett speciellt fönster som du har öppet, När du startar delningen så dyker en liten flik upp längst upp på skärmen med information om att du nu delar skärmen och här har du också möjligheten att sluta dela skärmen. När du delar din skärm tänk på att först stänga ner program som du inte ska använda och att städa undan på skrivbordet så ingen av dina deltagare råkar se personlig information som du har liggande där. Tänk på att det också kan uppstå en viss fördröjning mellan din skärm och deltagarnas skärmar.

Kan jag spela in mina möten? Ja, Zoom har en funktion Record, som gör att du kan spela in vad som sker på skärmen. Kvalitén på inspelningen beror dels på din uppkoppling men också på hur snabb dator din dator är och hur bra grafikkort du har. Hur avslutar jag ett Zoom-möte? I gratisversionen får du en varning att tiden håller på att ta slut innan mötet stängs ner. Vill du avsluta ett möte i förtid så finns det en röd knapp nere till höger med texten End. Du får sedan två alternativ End Meeting for All och Leave Meeting, som värd får bägge valen samma effekt. Mötes avslutas för alla deltagare. 

Några praktiska tips innan mötet börjar

• En bra och stabil uppkoppling är en förutsättning för ett bra möte. Har deltagaren eller du dålig uppkoppling så kan ljudet bli otydligt. Bilden kan också frysa eller försvinna.
• Man får ofta bäst ljudbild om man använder ett headset med mikrofon.
• Undvik att placera kameran så de andra deltagarna ser ditt ansikte underifrån.
• Ha en neutral bakgrund, undvik att sitta i motljus, t ex med ett fönster bakom ryggen. Se till att det inte finns störande ljud runt omkring. Stäng dörren och fönstret.
• Stäng av mobilen eller sätt den på ljudlöst under mötet.
• Ibland får man problem med rundgång. Då kan det fungera att använda knappen Mute all och sedan bara låta den som ska prata ha ljudet på.

Jitsi

Fungerar väldigt likt Zoom och har inga tidsbegränsningar. Jitsi Meet är ett enkelt och gratis verktyg som fungerar i webbläsaren Chrome och Firefox för datorer och Chrome på androidtelefoner och Safari på Iphone men man kan även ladda ner appen Jitsi Meet i telefonen om man vill. Skapa ett möte Gå till er Jitsi Meet. Tex https://meet.mindoman.se Ange namn på möte och klicka på KÖR I webbläsarens adressfält visas nu adressen till mötet. Tex https://meet.mindoman.se/motets-namn Det är denna adress som ges till deltagare av mötet. Jitsi Meet är en säker och krypterad lösning för videokonferenser och videomöten baserad på öppen källkod. Drift är GDPR-säker och placerad inom EU. Varför Jitsi Meet?

• Videokonferens i HD-kvalitet
• Dela skärm, presentation, mm.
• Inbyggd chatt
• Bjud in deltagare genom en enkel adress
• Lösenordsskydda möten

Messenger Rooms

Upp till 50 deltagare. Kräver inget Facebook- eller Messengerkonto. Det krävs bara för den som startar videomöte. Ingen tidsgräns för samtal. Om du är inloggad på Facebook eller Messenger när du ansluter till ett rum, kommer andra se namnet från din Facebook-profil, din profilbild samt att du befinner dig i rummet. Videochatten är inte krypterad under hela förloppet.

Starta videosamtal

• Från datorappen klickar du på Skapa ett rum. Klicka på Skapa nytt rum
• Dator (messenger.com): Från Chattar klickar du "kamera" på längst upp till höger.

Så här avslutar du rummet:

• Från rummet klickar du på Visa deltagare i samtalet.
• Klicka på Inställningar.
• Klicka på Avsluta rum.
• Klicka på Avsluta rummet.

Hur delar jag skärm

• Datorapp: I rummet klickar du på symbol "två skärmar". Klicka på Hela din skärm > Helskärm eller klicka på Programfönster och klicka sedan på ett fönster att dela. Klicka på Dela.
• Dator (messenger.com): I rummet klickar du på "två skärmar". Klicka på Hela din skärm och klicka på din skärms bild eller klicka på Programfönster och klicka på ett fönster. Dela en flik genom att klicka på fliken för [webbläsarens namn] och välj en flik. Klicka på Dela.

Om du vill avsluta skärmdelningen klickar du på "två skärmar" igen.

Gör så här om du vill kontrollera ditt ljud, din kamera och andra inställningar under skärmdelning: Högst upp till höger i ditt rum klickar du på "4 prickar ovanpå varandra"  Klicka på enhetsinställningar.